Scanner untuk Arsip Digital: Pilih sesuai Volume Halaman

Surat masuk menumpuk di lemari besi, notula rapat tersimpan hanya dalam bentuk kertas, dan buku register kantor menguning dimakan waktu. Ketika instansi mengalihmediakan arsipnya menjadi berkas digital, kesalahan paling sering terjadi bukan pada hasil pindaiannya, melainkan pada alat yang dipilih: scanner untuk arsip dibeli berdasar kebiasaan lama atau unit yang kebetulan tersedia, tanpa menghitung lebih dulu volume halaman yang harus diproses setiap hari. Alat berkecepatan rendah lalu dipakai mengejar tumpukan jutaan halaman sampai proyek molor dari jadwal, atau sebaliknya, perangkat kelas produksi menganggur di satu meja petugas. Volume halaman — bukan merek — yang menentukan kelas perangkat yang dibutuhkan.

Hitung Volume Halaman Dulu, Buka Katalog Kemudian

Sebelum membuka katalog, rampungkan tiga angka: total berkas yang akan dipindai, rata-rata jumlah halaman per berkas, dan target lama pengerjaan. Arsip statis seperti bundel surat tahun-tahun sebelumnya dijumlahkan sekali; arsip berjalan seperti surat masuk harian dihitung per hari. Bagi hasilnya menjadi kebutuhan halaman per menit, lalu beri kelonggaran untuk macetnya ADF, pemilahan berkas, dan pemeriksaan hasil.

Satu hal yang sering lolos dari perhatian PPK: lembar bolak-balik menghasilkan dua gambar. Kecepatan perangkat karena itu bisa dinyatakan dua cara — per lembar yang masuk (pages per minute) atau per gambar sisi (images per minute). Samakan satuannya sebelum membandingkan dua model.

Tiga Tingkatan Beban Kerja Scanner untuk Arsip

Volume harian ringan sampai sedang. Satu meja operator, beberapa ratus halaman sehari: kelas 25–40 lembar per menit sudah memadai. Plustek eScan A350 (25 lembar/menit, F4/Folio/Legal, Wi-Fi dan jaringan) cocok untuk kesekretariatan yang berbagi satu unit; Brother ADS-3100 (40 ppm warna/monokrom, USB 3.0) pas untuk operator tunggal.

Volume menengah, pengerjaan lintas unit. Ketika beberapa bagian mengantre satu perangkat, kelas 35 lembar per menit dengan kemampuan dua sisi lebih aman; Epson WorkForce DS-570WII tercatat di katalog dengan kecepatan 35 ppm / 70 ipm.

Proyek alih media massal. Penuntasan backlog arsip atau digitalisasi berskala besar menuntut kelas 60–80 lembar per menit, seperti Plustek SmartOffice PS3180U (80 lembar/menit) atau Plustek SmartOffice S60 (64 lembar/menit, format A3).

Kenali Bentuk Arsip: F4, A3, sampai Buku Berjilid

Ukuran kertas kantor di Indonesia tidak seragam dengan standar internasional. Surat dinas banyak memakai F4/folio, sebagian dokumen berdimensi legal — karena itu judul produk di katalog mencantumkan dukungan F4/Folio/Legal, dan ukuran maksimum ini wajib masuk spesifikasi minimum. Peta, gambar teknik, dan buku besar sering berformat A3; jika arsip instansi memuatnya, perangkat A3 seperti Plustek S60 bukan kemewahan, melainkan keharusan.

Untuk arsip berjilid rapat — akta, buku induk, dokumen tua yang rapuh — membuka punggung jilidan demi ADF justru merusak berkas aslinya. Di sinilah scanner jenis overhead seperti Ricoh ScanSnap SV600 berperan: buku tetap tertutup, halaman dipindai dari atas dengan kecepatan 3 detik per halaman, tanpa membongkar jilidan.

Sudut Regulasi: TKDN dalam KAK Alih Media Arsip

Pengadaan perangkat mengacu pada Perpres 16/2018 sebagaimana diubah terakhir dengan Perpres 46/2025. Pasal 66 ayat (2) Perpres 46/2025 mewajibkan penggunaan produk dalam negeri dengan TKDN paling sedikit 25% apabila terdapat produk dengan jumlah nilai TKDN dan BMP 40% atau lebih; jika produk dengan jumlah tersebut tidak tersedia atau volumenya kurang, urutan pilihan tetap ke produk dalam negeri TKDN 25% atau lebih, lalu produk dengan TKDN kurang dari 25%, lalu produk dalam negeri yang tercantum di SIINAS. Angka 40% di sini adalah syarat keadaan yang memicu kewajiban, bukan batas minimum TKDN yang dituntut dari setiap produk. Ayat (4) membuka peluang produk impor hanya bila produk dalam negeri memang tidak ada.

Acuan nilai bukan katalog penjualan, melainkan daftar inventarisasi produk dalam negeri yang diterbitkan Kementerian Perindustrian (Pasal 66 ayat (10)); metode penghitungan dan sertifikasinya diatur melalui Permenperin 35/2025 yang berlaku 11 Desember 2025. Kewajiban menggunakan produk dalam negeri itu wajib dicantumkan pada RUP, spesifikasi teknis/KAK, dan Dokumen Pemilihan (Pasal 66 ayat (11)-(12)). Untuk tender atau mini kompetisi, Pasal 67 menyediakan preferensi harga paling tinggi 25% bagi produk dengan TKDN 25% atau lebih.

Contoh di lapangan: Epson WorkForce DS-570WII tercatat pada halaman katalog Sorak sebagai Produk Dalam Negeri dengan total nilai TKDN dan BMP 43,27%, dan halamannya menandai bahwa nilai TKDN-nya memenuhi batas 25% pada Pasal 66. Angka pada katalog penjualan bersifat gambaran — acuan resminya tetap daftar inventarisasi Kemenperin yang perlu dicek ulang saat penyusunan spesifikasi. Konteks lain tentang data produk di INAPROC dibahas dalam artikel Master Produk INAPROC: Dampak bagi PPK per 30 Oktober 2026.

Contoh Produk Scanner Arsip di Katalog Sorak

– Plustek eScan A350 — 25 lembar/menit, F4/Folio/Legal, Wi-Fi dan jaringan. – Brother ADS-3100 — 40 ppm warna/monokrom, USB 3.0, ringkas untuk satu operator. – Epson WorkForce DS-570WII — 35 ppm / 70 ipm; tercatat sebagai Produk Dalam Negeri, TKDN+BMP 43,27%. – Plustek SmartOffice PS3180U — 80 lembar/menit, F4/Folio/Legal, kelas proyek volume besar. – Plustek SmartOffice S60 — 64 lembar/menit, dukungan A3, USB 3.2. – Ricoh ScanSnap SV600 — scanner overhead A3, 3 detik per halaman, untuk arsip berjilid dan rapuh.

Cek Silang Sebelum KAK Dikunci

Empat butir pemeriksaan terakhir sebelum spesifikasi ditetapkan. Pertama, cocokkan ukuran kertas maksimum perangkat dengan arsip yang nyata-nyata ada di gudang, bukan yang diasumsikan. Kedua, samakan satuan kecepatan, per lembar atau per gambar, saat membandingkan model. Ketiga, sesuaikan cara pemakaian: unit bersama butuh koneksi jaringan atau Wi-Fi, operator tunggal cukup USB. Keempat, jika KAK memuat ambang TKDN, cantumkan daftar inventarisasi Kemenperin sebagai acuan evaluasi — bukan tangkapan layar katalog penjual.

Spesifikasi lengkap, ketersediaan, dan harga terbaru setiap produk dapat dibuka dari halaman produk masing-masing maupun kategori Scanner di katalog Sorak. Instansi yang merancang paket alih media arsip dapat mengisi formulir di halaman permintaan penawaran untuk menerima usulan konfigurasi yang mengikuti volume halaman dan bentuk arsip yang sebenarnya.

Sumber

– Perpres Nomor 46 Tahun 2025 — Peraturan BPK
– Perpres Nomor 46 Tahun 2025 — JDIH LKPP
– Permenperin Nomor 35 Tahun 2025 — Peraturan BPK
– Perpres Nomor 16 Tahun 2018 — Peraturan BPK